Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spart nicht nur Papier, Ordner und Archivierungsplatz, sondern beschleunigt auch die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen drastisch. Entscheidend ist dabei die Rechtssicherheit.
GoBD-konforme Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)
In Deutschland müssen geschäftliche Dokumente nach den Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) archiviert werden. Ein einfaches Abspeichern als PDF auf einer Festplatte reicht dafür nicht aus. Wir helfen Ihnen, die passende DMS-Lösung auszuwählen und in Ihre bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren.
- Rechtssichere Archivierung: Unveränderbare, revisionssichere Ablage all Ihrer Rechnungen, Verträge und steuerrelevanten Dokumente.
- Führende DMS-Lösungen im Vergleich: Beratung und Integration bewährter B2B-Tools wie ecoDMS, DocuWare oder d.3ecm.
- Workflow-Automatisierung: Eingehende Belege werden automatisch per Texterkennung (OCR) erfasst, vorsortiert und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen.
Fallbeispiel aus Ulm
Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen in Ulm verwaltete monatlich über 1.500 Papierrechnungen und Belege. Die Suche nach alten Vorgängen nahm wöchentlich mehrere Arbeitsstunden in Anspruch. Durch die Einführung eines GoBD-konformen DMS mit automatischer Belegerfassung wurde das Papierarchiv komplett aufgelöst. Die Suchzeiten wurden auf Sekunden verkürzt, und das Unternehmen spart monatlich ca. 25 Arbeitsstunden in der Verwaltung ein.
Häufige Fragen zum papierlosen Arbeiten
F: Reicht ein Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox als GoBD-Archiv?
A: Nein. Diese Speicher bieten standardmäßig keine Revisionssicherheit (Dokumente können nachträglich unbemerkt verändert oder gelöscht werden). Für GoBD-Konformität wird ein spezielles Dokumentenmanagement-System benötigt.
F: Was kostet die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems?
A: Die Kosten hängen von der Benutzeranzahl und den gewählten Tools ab. Günstige Einstiegslösungen wie ecoDMS sind bereits ab wenigen hundert Euro einmalig lizenzierbar, während cloudbasierte Enterprise-Systeme monatlich abgerechnet werden.
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Wir unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen bei der Absicherung, Cloud-Migration und gesamten IT-Betreuung.